А не проще поставить RSForm например, в шаблоне продукта кнопку( клик=модуль формы всплыл), в форме пишет товар пользователь (или выбираем) или выбираем по дереву категория, под категория и т.д. , или прикрутить автоматический выгруз товара в форму и отправить, поля ведь там любые можно!Хоть календарик встроенный с датой заказа дефолтный ставьте там)))
Сорри, про заказ и поставку не успел прочитать. Но думаю, если на мыло пришла заявка, менеджер связывается, ставит товар в админке в заказ и теже функции заказа, как и при покупке, только из админки