Ваш вариант называется "через заднее кирильцо"
Разумеется это не правильно и вредно для будущих поколений и противоречит всему разумному
(ну это я от старости ворчу, не принимайте близко к сердцу)
А если по делу, то я сделал бы следующее:
создаем в таблице элемент например автор типа user или database join на таблицу пользователей
Поле редактировать не даем. сами в него пишем по умолчанию id автора
В таблицу ставим фильтр для front (чтоб только на сайте применялся )
"Предварительный фильтр - Добавить"
поле которое добавили(raw)={$my->id}
Таким образом заходящий на сайт увидит только свои записи
разрешаем значек pdf и печать
в результате при печати или выводе в pdf получим только записи текущего юзера.
Это если без корректировки стилей форм вывода. В форму (шаблон) вывода HTML можно добавить теги для Wordа для пущей важности.
вот где то так, чтоб без большого программазма
